研討會籌備指南：報名系統規劃與資料準備的關鍵要素
一場成功的學術研討會或大型論壇，流暢的報名流程是第一道門面。主辦單位在規劃報名機制時，若能釐清「計費邏輯」、「資料統計需求」，將能大幅減少後續的人工核對成本。
以下針對報名階段的核心資料與邏輯規劃進行分析：
一、 報名者需準備的基礎資料
為了確保後續的識別證製作、手冊印製及收據開立順利，報名表單應明確要求以下資訊：
個人基本資料：
中英文姓名（用於識別證與證書）。
所屬單位/學校/系所（Affiliation）。
職稱（Professor, Student, etc.）。
聯絡電話與 Email（系統通知的主要管道）。
票務與收據資訊：
報名身分（一般會員、非會員、學生）。
收據抬頭（Title）與統一編號（Tax ID），這對學術報帳至關重要。
特殊需求：
飲食習慣（葷/素/過敏源）。
無障礙協助需求。
二、 費用計算邏輯：以「人」為主還是以「文」為主？
這是系統設計中最核心的邏輯分歧，主辦方必須在系統上線前確立規則：
1. 依照「論文篇數」計費 (Per Paper)
邏輯：費用與發表的文章數量掛鉤。例如每發表一篇論文收費 3,000 元。
優點：確保每一篇被收錄的文章都有支付相應的出版或行政成本。
缺點：如果一位作者有多篇文章，費用會相當高昂，可能降低投稿意願。
2. 依照「報名身分」計費 (Per Person / Registration Identity) (較常見)
邏輯：依照參加者的身分（如教授、學生、早鳥優惠）收取一筆固定的註冊費。
限制發表的篇數： 由於費用是固定的，為了避免一位註冊者掛名過多文章導致資源濫用，通常會設定「篇數上限」。
例如：繳交一筆全額註冊費，系統允許綁定最多 2 篇論文 ID。
三、 社交活動統計 (Gala Dinner / Banquet)
研討會通常包含晚宴（Banquet）或歡迎酒會。這部分的資料統計重點在於**「精確人數」與「收費模式」**：
費用包含與否：晚宴是包含在註冊費中，還是需要額外購票（Extra Ticket）？
攜伴參加：是否允許攜帶眷屬？若允許，需額外統計眷屬的飲食需求與收費。
飲食統計：需將素食（Vegetarian）、全素（Vegan）、清真（Halal）等需求精確匯出給飯店廚房。
四、 住宿安排的黃金法則：不要輕易串接訂房
許多主辦方希望提供「一站式服務」，在報名系統中直接讓與會者預訂飯店。然而，除非滿足特定條件，否則極不建議直接串接訂房功能。
為什麼不建議串接？
庫存同步問題：飯店的房間同時也在 Agoda、Booking.com 或其官網銷售。若報名系統沒有與飯店的 ERP 系統即時連線（API），極易發生「系統顯示有房，實際已客滿」的超賣糾紛。
取消與退款：處理飯店的退改期政策極為繁瑣，會大幅增加研討會行政人員的負擔。
唯一可行的情境：保留房 (Block Booking)
只有當旅館已經「預留」固定數量的房間給研討會（例如：承諾保留 50 間房給大會使用，且不對外販售），系統才可以做訂房統計。
操作方式：系統設定 50 間的庫存上限，報名者選購後庫存扣除。
替代方案：若無保留房，建議僅在官網提供「訂房連結」或「優惠代碼」，引導參加者自行向飯店訂房，將訂房責任回歸飯店端。
結語
完善的資料準備與邏輯設定，是研討會順利運作的基石。明確界定計費方式（人 vs. 文）以及謹慎處理住宿預訂，不僅能讓前台報名體驗流暢，更能讓後台的統計工作事半功倍。