五月是台灣學術界最忙碌的月份之一。許多學會的年度大會在六月或七月舉行，這意味著現在正是投審稿截止、委員會緊急召開、議程版本快速迭代的衝刺時期。很多協辦人員在這個時候，已經開始有點撐不住了。

但真正值得關注的，不只是「現在很累」，而是「哪些累是下次可以避免的」。

現在是審稿高峰，你的系統撐得住嗎？

投審稿高峰期，最容易出問題的環節通常是以下幾個：

  • 評審接受率低於預期：你邀請了 60 位評審，只有 40 位接受，20 位沒有回應，現在要重新分配這些稿件。
  • 逾期未回稿的評審：審稿截止日過了，還有 15%–20% 的稿件沒有審稿意見，你開始發第二輪催促信。
  • 稿件被誤分配：某篇稿件的研究方向分到了不對的評審，評審婉拒，要重新找人。
  • 作者一直來問進度：「我的稿件什麼時候審完？」這個問題一天要回覆十幾次。

五月到六月這段時間，最值得優化的一件事

如果你只能在這段高峰期做一件事來減輕行政壓力，建議優先把「評審追蹤」自動化。

具體做法：

  • 設定逾期自動提醒：審稿截止前 3 天、前 1 天各自動發送提醒信，不需要人工逐一催促。
  • 提供個人化待審清單：讓每位評審有個人化的「待審清單」頁面，可以直接在線上填寫意見，不用來回 email 傳附件。
  • 後台即時查看稿件進度：主辦方後台可即時看到每篇稿件的審查進度，不用每天早上手動整理 Excel。

CFP 截止後的第一週：決策品質比決策速度更重要

很多學術委員會在投稿截止後立刻進入「要快點審完」的模式，但這個階段的最大風險不是速度慢，而是「在倉促中做出不公平的決策」。

幾個值得提醒的原則：

  • 利益衝突申報要在分配稿件前確認，而不是等到審完才說。
  • 初審和複審的責任分工要在開始前定清楚。
  • 評分標準和評語格式要統一，讓不同評審的意見可以被有效整合。

這些不是新概念，但很多研討會每年都因為沒有事先定清楚，而在審稿期間引發委員會內部爭議。